Học bí quyết tổ chức để tăng năng suất làm việc.

Việc tổ chức trong công việc vừa là niềm vui vừa là công việc - một niềm vui cho những người thích tổ chức và một công việc nhàm chán cho những người không thích việc này. Một số người tuyên bố có thể làm việc tốt ngay cả trong sự hỗn loạn, nhưng người ta không thể phủ nhận thực tế, những lợi ích của việc tổ chức sẽ giúp mở rộng ra từ cá nhân đến nhóm. Trong một môi trường kinh doanh hợp tác ngày càng tăng, việc có một phương pháp làm việc có tổ chức và hiệu quả sẽ đảm bảo bền vững và tăng năng suất trong toàn nhóm.

Hiện tại, tôi không phải là một người có năng khiếu tổ chức. Tôi phải làm việc thật chăm chỉ để tổ chức nhất quán. Nhưng từ khi thấy mình không thể làm việc hiệu quả nếu không có tổ chức, tôi buộc mình phải nâng cao tính tổ chức để đảm bảo rằng không có gì bỏ lỡ hoặc thiếu sót. Việc tổ chức chính là cơ chế đối phó được đặt ra để đảm bảo một ngày làm việc năng suất.

Đó là một kỹ năng, mà kỹ năng thì thực hành nhiều thì sẽ giỏi. Tôi không dám nêu cao kỹ năng tổ chức của mình nhưng nó đủ để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ ít nhất là hoạt động theo đúng quỹ đạo.

Để bắt đầu, đây là một vài điều cần làm và quan tâm:

Dọn dẹp không gian làm việc

Có những nghiên cứu cho thấy một không gian làm việc lộn xộn có tác động bất lợi đến năng suất. Cũng có những nghiên cứu nói rằng sự lộn xộn sẽ giúp tăng cường sự sáng tạo. Quan điểm này không nhất thiết phủ nhận quan điểm kia, nhưng sự sáng tạo không phải lúc nào cũng ngang bằng với năng suất, đúng không? Nếu bạn thấy mình bị mất tập trung nhiều hơn những ý tưởng tràn ngập, đã đến lúc loại bỏ sự lộn xộn khỏi không gian làm việc. Trong khi các định nghĩa về "lộn xộn" có thể khác nhau, thì nền tảng cơ sở tốt giúp bạn xóa bỏ những gì lộn xộn khỏi không gian làm việc, để tập trung tốt hơn. Sự sáng tạo cũng có thể đến từ không gian thoáng đãng.

Dọn dẹp máy tính

Cá nhân tôi có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu: một căn phòng yên tĩnh, một không gian làm việc ồn ào, nằm rải rác trên sàn của một sân bay bận rộn, ban công cạnh bữa tiệc liên tục, miễn là không gian làm việc trên máy tính thoáng đãng. Điều đó có nghĩa là hoàn toàn không có gì ngoài hình nền trong màn hình desktop và mọi thứ được nhét vào các thư mục được đặt tên đúng chính xác khác. Hãy sắp xếp nhóm tất cả các tệp dựa trên các tiêu chí mà bạn đặt. Ví dụ như thư mục mà bạn làm việc với các team khác nhau, các tập tin làm việc nội bộ trong team, các cách xử lý khách hàng khác nhau. Hãy tách riêng biệt từ hợp đồng cho đến hình ảnh dựa trên mục đích. Cách này sẽ giúp bạn không bị choáng ngợp bởi rất nhiều tập tin, đồng thời giảm thiểu thời gian tìm kiếm tệp.

Hãy coi “check list” là bạn thân

Sử dụng “check list” sẽ có rất nhiều lợi thế, trước hết là giảm thiểu cơ hội bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng, hướng dẫn trực quan để sắp xếp thứ tự ưu tiên, biết trước những công cụ và nguồn lực nào bạn yêu cầu cho từng công việc và cảm giác tự mãn khi hoàn thành nhiệm vụ. Ngay cả trong máy tính, “check – list” cũng có nhiều ứng dụng cho bạn sử dụng. Hãy chọn những dạng “check – list” đơn giản hoặc chi tiết như bạn muốn, sử dụng bất kỳ công cụ nào bạn cảm thấy thoải mái. Trước tiên, chỉ nên làm một check list đơn giản. Khi thấy hữu ích hơn, bạn có thê nâng lên hàng trăm mục trên. Điều quan trọng là thường xuyên tạo check list để kiểm tra và liên tục tham khảo nó.

Lập thời gian biểu

Chúng ta không nói về lịch trình cứng nhắc, theo phong cách quân sự ở đây, mặc dù điều đó đã được chứng minh là có hiệu quả. Nhưng với nhiều phiền nhiễu hiện diện trong môi trường làm việc ngày nay, bạn có thể thấy mình không thể đánh dấu được nhiều công việc từ check list mỗi ngày. Hãy đánh dấu cho việc bắt đầu kiểm tra và trả lời email, vì nó mất rất nhiều thời gian. Nếu công việc không phụ thuộc vào email, bạn nên phân bố một giờ kiểm tra và trả lời email mỗi ngày. Nếu công việc chủ yếu dựa vào email, bạn có thể trải dài thời gian email của mình theo giờ cụ thể trong suốt cả ngày. Hãy đặt thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và đảm bảo giảm thiểu khả năng phân tâm trong những thời điểm đó: ẩn thông báo từ ứng dụng nhắn tin, đăng xuất tài khoản xã hội. Mục tiêu đạt được là phải gắn liền với thời khóa biểu để bạn có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ mà bạn đặt ra để làm cho cả ngày.

Theo sát thời khóa biểu và không làm nhiều việc cùng lúc.

Thứ nhất, nếu không theo sát, thời khóa biểu sẽ trở nên vô dụng, thứ hai, làm nhiều việc cùng lúc sẽ không hiệu quả. Theo một cách khoa học, đã có một số lượng đáng kể các nghiên cứu chứng minh điều đó. Một nghiên cứu của các nhà thần kinh học đã chứng minh làm nhiều việc cùng lúc theo nghĩa đen sẽ làm giảm lượng dự trữ năng lượng của não và khoảng 40% năng suất bị mất. Việc tổ chức không chỉ đơn giản chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn đưa những thứ vào đúng nơi của chúng. Tổ chức cũng là một trạng thái của tâm trí giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng mà bạn nên làm. “Multitasking” được xem là sự ngược lại của tập trung. Vì vậy, làm nhiều việc cùng lúc là hành động không được khuyến khích.